Aufbewahrungsfristen und Vernichtung von Akten

Aufbewahrungsfristen und Vernichtung von Akten

Grundsätzlich gilt, dass Akten, Dokumentationen und Patientenunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Es handelt sich hier um eine Mindestaufbewahrungsfrist. Spezielle Aufbewahrungsfristen finden sich bei der KBV. Hierbei muss man allerdings beachten, dass Schadensersatzansprüche von Patienten erst nach 30 Jahren verjähren können. Daher empfiehlt es sich, die Unterlagen länger aufzubewahren. Ferner muss den Patienten bei Bedarf ein Recht auf Einsicht in die Unterlagen gewährt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung über den Patienten erfolgt ist. Die Unterlagen sind so aufzubewahren, dass sie vor unrechtmäßigen Zugriffen geschützt sind. Sie müssen in einem abschließbaren Aktenschrank aufbewahrt werden, damit sie unter anderem auch vor Einbrüchen und Diebstahl geschützt sind. Wenn die Unterlagen auf dem PC gespeichert sind, muss dieser durch den häufigen Wechsel von Passwörtern entsprechend geschützt sein. Bei einer Praxisübergabe sind die Patientenunterlagen in die „gehörige Obhut“ des Nachfolgers zu geben. Hier sind aufgrund der Schweigepflicht spezielle Regeln zu beachten. Die Unterlagen müssen solange in einem sicheren Schrank aufbewahrt werden, bis der Patient durch seinen Besuch beim Nachfolger entweder ausdrücklich oder konkludent der Weiterbehandlung durch diesen zustimmt. Die Akten werden dann in die Unterlagen des Nachfolgers aufgenommen (Zwei-Schrank-Modell). Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt auch für bereits verstorbene Patienten. Hier ist keine längere Aufbewahrung vonnöten, da nicht davon auszugehen ist, dass die Rechtsnachfolger und Erben nach so langer Zeit noch Anspruche geltend machen.

Kopien und Durchschriften unterliegen nicht der Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen muss beachtet werden, dass die Unterlagen speziell zu vernichten sind. Sie dürfen auf keinen Fall im normalen Müll entsorgt werden. Die Vernichtung sollte mit einem speziellen Reißwolf erfolgen oder durch Spezialfirmen vorgenommen werden.

Quelle: ATLAS ARZTINFO (Kapitel 14.1.13)

 

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