Das 2023 beschlossene Wachstumschancengesetz sieht ab dem 1.1.2025 neue Pflichten für Unternehmen in Deutschland in Zusammenhang mit der sog. E-Rechnung vor. Grundsätzlich müssen diese dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B-Umsätze) gilt zudem die Pflicht zur Rechnungsstellung in elektronischer Form.
Die E-Rechnungen müssen als XML-Datensatz gemäß der Norm EN 16931 vorliegen und sind für die elektronische Verarbeitung konzipiert, was sie nicht direkt lesbar macht. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail oder über ein Kundenportal. Ziel dieser Umstellung ist es, den Zahlungsverkehr sicherer, schneller, kostengünstiger und nachhaltiger zu gestalten.
Ausnahmen und Übergangsregelungen
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:
- Unternehmen mit Rechnungsempfängern im Ausland
- Rechnungen für Fahrausweise
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Für diese Ausnahmefälle besteht weiterhin die Möglichkeit des Rechnungsversands in Papierform oder im PDF-Format. Für alle anderen Fälle greift eine Übergangsfrist bis Ende 2026, in der noch Papier- und PDF-Rechnungen ausgestellt werden dürfen. Für Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro gilt eine verlängerte Übergangsregelung bis Ende 2027.
Veränderungen für Praxen
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Patientenrechnungen, jedoch müssen auch Ärzte und Zahnärzte selbst dann, wenn sie nur steuerfreie Leistungen erbringen, ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (von Lieferanten) im strukturierten Format zu empfangen und zu archivieren. Hinzu kommt, dass das Digitalgesetz die Einführung von E-Rechnungen für Privatversicherte und Selbstzahler vorsieht. Zu diesem Zweck hat die gematik GmbH den Auftrag, die Dienste und Komponenten in der Telematikinfrastruktur rechtzeitig bis 2025 zur Verfügung zu stellen. Für die Patienten ist die Nutzung nicht verpflichtend. Für den elektronischen Rechnungsversand ist daher eine schriftliche Einwilligung Voraussetzung.
Praxen sollten sich daher zeitnah vorbereiten und
- den Empfang und die digitale Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen (für die Archivierung eignen sich beispielsweise Cloud-Lösungen; eine Übergabe der E-Rechnung per USB-Stick erfüllt die Voraussetzungen nicht)
- eine E-Mail-Adresse speziell für den Rechnungsempfang anlegen und an ihre Lieferanten weitergeben
- prüfen, ob ihre Rechnungssoftware E-Rechnungskonform ist und das neue E-Rechnungsformat verarbeiten kann bzw. eine solche Softwarelösung implementieren
- ein E-Rechnungs-Visualisierungsprogramm installieren, um somit die Daten lesbar zu machen
- ihre Mitarbeiter entsprechend der neuen Prozesse schulen.
Kommentar:
Die Einführung der E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Sie bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine schnellere und sicherere Abwicklung von Zahlungen sowie eine Reduzierung des Papierverbrauchs und der Kosten. Allerdings stellt die Umstellung auch eine Herausforderung für Praxen dar, die möglicherweise noch nicht über die notwendige technische Infrastruktur verfügen. Es bleibt abzuwarten, wie gut Arzt-/Zahnarztpraxen die Umstellung meistern und welche weiteren Anpassungen notwendig sein werden, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.
Die EU-Kommission plant zudem, ab 2028 die E-Rechnung EU-weit verpflichtend einzuführen, was die Bedeutung dieser Umstellung noch weiter unterstreicht. Unternehmen sollten daher die Zeit bis zur endgültigen Einführung nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren und sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.
Quellen:
