Vorbereitung der Praxisabgabe: Patientenstamm optimieren und Potenziale bei Praxismitarbeitern heben

Praxisinhaber sollten die Abgabe ihrer Praxis rechtzeitig planen. Nach dem Start in die Vorbereitungsphase, in der sich Praxisinhaber neben einer wirtschaftlichen und strategischen Bestandsaufnahme auch mit dem Thema Vorsorge auseinandersetzen sollten (vgl. News vom 26.3.2024) steht in Phase 2 eine Überprüfung des Patientenstamms und des Personals an.

Phase 2: Patientenstamm und Personalbestand analysieren

Nach der kritischen Überprüfung der Praxisabläufe bzw. der Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessverbesserung (Phase 1) lohnt sich auch der genauere Blick auf den Patientenstamm. Ein Rückgang an Patienten und sinkende Umsätze wirken sich in aller Regel negativ auf die Rentabilität der Praxis und auf den späteren Verkaufserlös aus.

Potenziale in Zusammenhang mit dem Patientenstamm heben

Spätestens fünf Jahre vor der geplanten Abgabe empfiehlt sich deshalb eine gezielte Analyse des Patientenstamms, um weitere Entwicklungspotenziale zu identifizieren und Fehlentwicklungen zu verhindern:

Patientenstammanalyse: Untersuchung der Zusammensetzung und Entwicklung des Patientenstamms. Wie hoch ist der Anteil an GKV- und Privatpatienten? Wie haben sich die entsprechenden Zahlen und Anteile entwickelt? Was sind die Gründe für eventuelle Verschiebungen?
Gegenüberstellung mit der Umsatzentwicklung: Abgleich der Patientenstammanalyse mit der Umsatzzusammensetzung und -entwicklung. Wie verteilt sich der Umsatz auf die einzelnen Patienten(unter)gruppen? Lassen sich positive/negative Trends erkennen? Was sind die Gründe für eventuelle Negativentwicklungen und wo liegen weitere Potenziale?
Patientengewinnung und -bindung: Entwicklung von Strategien zur Verbesserung der Attraktivität der Praxis. Wie ist der Auftritt der Praxis im Web und in den Social Media? Wie sind die Erreichbarkeit, die Wartezeit auf einen Termin und die Sprechstundenzeiten aus Patientensicht zu beurteilen? Kann die Patientenzufriedenheit z.B. durch eine Modernisierung der Praxisräume/Praxisausstattung oder verbesserte Praxisabläufe erhöht werden? Welche Leistungen und Angebote eignen sich zur Ansprache bestimmter Patientengruppen? Welche Maßnahmen empfehlen sich für die Gewinnung von Zuweisern?

Potenziale im Bereich Personal identifizieren

Ein solider bzw. wachsender Patientenstamm und entsprechende Umsätze machen die Praxis für potenzielle Käufer attraktiv und erhöhen ihren Wert bei der Abgabe. Gleiches gilt in Bezug auf den effizienten Einsatz des Praxispersonals. Auch wenn aufgrund der gegenwärtigen Probleme bei der Gewinnung qualifizierter Praxismitarbeiter die Handlungsmöglichkeiten der Praxisinhaber im Personalbereich zum Teil stark eingeschränkt sind, sollte die kritische Analyse des Personalbestandes als Ausgangspunkt für Prozess- und Rentabilitätsverbesserungen nicht aus dem Fokus geraten: Wie setzt sich das Praxispersonal hinsichtlich Altersstruktur und Arbeitsumfang zusammen und wie bildet sich dies in den Personalkosten ab? Haben sich bei den Arbeitsprozessen im Laufe der Jahre Ineffizienzen „eingeschlichen“ und können evtl. freie Kapazitäten anderweitig genutzt werden? Wie lassen sich Potenziale beim Bestandspersonal heben? Lohnt sich die Ausbildung von Medizinischen Fachangestellten? Gibt es geeignete Weiterbildungen zur Weiterqualifizierung? Sind die Möglichkeiten der Delegation ausgeschöpft? Und wie lässt sich die Attraktivität der Praxis als Arbeitgeber erhöhen? Einen Ansatzpunkt für die Beurteilung der Mitarbeiterproduktivität der Praxis bietet die Benchmarkfunktion im Atlas Medicus Praxisplaner (vgl. Abb.). Ausgehend von der individuellen Konstellation der Praxis erfolgt eine automatisierte Bewertung einschlägiger Produktivitätskennzahlen anhand der Ergebnisse vergleichbarer Praxen.

Abb. Exemplarische Darstellung der Benchmarkfunktion „Produktivität“ im Atlas Medicus Praxisplaner

Quelle: ATLAS MEDICUS

Maßnahmen zur Mitarbeitermotivation sind nicht nur effektiv in Bezug auf Personalbindung und -gewinnung. Zufriedene Mitarbeiter wirken sich auch positiv auf das Arbeitsklima aus und erhöhen die Attraktivität der Praxis für Patienten und potenzielle Praxisnachfolger. Darüber hinaus kommt ihnen im Abgabeprozess eine wichtige Rolle zu. Als Bindeglied zwischen Praxisnachfolger und Patienten sorgen sie für Kontinuität und erleichtern dem Übernehmer den Einstieg.

Individuellen beruflichen Ausstiegsplan entwickeln

Etwa fünf Jahre vor der geplanten Praxisabgabe ist zudem ein geeigneter Zeitpunkt, um den persönlichen beruflichen Ausstieg zu planen. Sofern kein abrupter Rückzug aus dem Berufsleben geplant ist, gibt es verschiedene Modelle eines fließenden Übergangs wie z.B. den Verkauf einer hälftigen Zulassung oder einer künftigen Anstellung in Teilzeit. Da hierfür das Einverständnis des künftigen Praxisinhabers erforderlich ist, sollte die Suche nach einem geeigneten Nachfolger rechtzeitig starten. Eine strategisch sinnvolle Option bietet z.B. die Einstellung eines Weiterbildungsassistenten oder die Anstellung von teilzeitbeschäftigten Ärzten, die nach einer Familienphase eine Ausweitung ihrer Berufstätigkeit in Betracht ziehen.

Hilfestellung bei der Entwicklung der optimalen Strategie für den beruflichen Ausstieg bietet der Atlas Medicus Praxisplaner. Mit dem datenbankbasierten Planungstool lassen sich die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen strategischer Entscheidungen (wie die Einstellung eines Mediziners oder die Aufnahme eines Kooperationspartners) schnell und unkompliziert visualisieren und vergleichen.

„Erfolgsfaktor Praxismanagement“

Mit der Newsreihe „Erfolgsfaktor Praxismanagement“ startet Rebmann Research – Spezialist für ökonomische Daten und onlinebasierte Beratungslösungen im Gesundheitsmarkt – im Rahmen des täglichen Newsangebots zu gesundheitsmarktrelevanten Themen ein neues Informationsangebot. Ziel ist es, Ärzte und Zahnärzte sowie deren Berater sowohl mit fundiertem betriebswirtschaftlichem Wissen als auch mit datenbankbasierten Online-Tools unternehmerisch zu unterstützen.

Zu den bisherigen Beiträgen:

Gut vorbereitet in die Praxisabgabe Teil 1: News vom 26.3.2024

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Quellen:

Quicklinks

Erfolgsfaktor Praxismanagement: gut vorbereitet in die Praxisabgabe – Teil 2